Las empresas españolas malgastan tóner: un coste oculto millonario y un reto medioambiental

El desperdicio de tóner en entornos corporativos alcanza cifras alarmantes. Según un análisis de Toshiba Tec en España, hasta el 79% de las empresas españolas sustituye los cartuchos de impresora cuando todavía les queda, al menos, un 10% de tóner sin consumir​.

Las oficinas españolas consumen cartuchos de impresora a un ritmo elevado, pero una parte importante de ese tóner nunca llega a utilizarse. Diversos análisis revelan que un porcentaje significativo de cada cartucho se desperdicia, generando costes ocultos para las empresas y agravando el problema de los residuos electrónicos. Mientras la digitalización avanza, la realidad es que la impresión en papel sigue siendo habitual – en 2023 se vendieron 1,35 millones de equipos de impresión en España, un 5,2% más que el año anterior –, por lo que abordar el despilfarro de tóner se ha vuelto más urgente que nunca.

Miles de cartuchos a medio usar: el despilfarro de tóner en cifras

El desperdicio de tóner en entornos corporativos alcanza cifras alarmantes. Según un análisis de Toshiba Tec en España, hasta el 79% de las empresas españolas sustituye los cartuchos de impresora cuando todavía les queda, al menos, un 10% de tóner sin consumir​. Este hábito implica que aproximadamente una décima parte del tóner de cada cartucho acaba sin usarse. A escala global ocurre algo similar: se estima que en promedio cada cartucho desechado contiene un 8% de tóner sin utilizar, lo que supone liberar unas 6.000 toneladas de polvo de tóner al medio ambiente cada año​. Dicho de otro modo, millones de cartuchos son retirados de las impresoras aún a medio gas, con la consiguiente pérdida de recursos.

Esta ineficiencia se refleja en costes “fantasma” para las organizaciones. El estudio de Toshiba indicó que el despilfarro de tóner representa el 22% de los costes ocultos de impresión en las empresas españolas​. Es decir, casi una cuarta parte de los gastos invisibles asociados a la impresión provienen de cartuchos que no se aprovechan completamente. No es un asunto menor si se considera que, de acuerdo con IDC, los costes totales de impresión suponen de media entre el 1% y el 3% de los ingresos anuales de una compañía​. Por tanto, malgastar tóner impacta directamente en las cuentas: por cada millón de euros de facturación, decenas de miles de euros podrían estar escurriéndose en consumibles no aprovechados.

Consecuencias medioambientales: residuos y emisiones en aumento

El desperdicio de tóner no solo tiene un impacto financiero, sino también medioambiental. Los cartuchos de tóner vacíos (o a medio vaciar) se consideran residuos electrónicos peligrosos, ya que contienen plásticos, metales pesados y polvo de tóner que pueden contaminar suelo y agua si no se tratan correctamente​. En la Unión Europea, se estima que cada año los consumibles de impresora generan más de 420.000 toneladas de residuos electrónicos​, una décima parte de los cuales proviene de España. Lamentablemente, una gran porción de estos residuos no siempre termina en los cauces adecuados de reciclaje: cerca del 70% de los cartuchos de tinta y tóner en Europa se desechan después de un solo uso​, en lugar de ser remanufacturados o reciclados para reutilización.

Causas habituales del desperdicio de tóner en oficinas

Identificar por qué se desperdicia tanto tóner es clave para ponerle remedio. Entre las causas más comunes destacan:

• Sustitución prematura de cartuchos: Muchas empresas carecen de una gestión centralizada de consumibles, por lo que son los propios usuarios quienes deciden cuándo cambiar el tóner. Ante el temor de quedarse sin impresión en un momento crítico, es frecuente reemplazar el cartucho apenas aparece la alerta de “tóner bajo”, sin apurar la carga restante. Esto explica que casi 8 de cada 10 compañías reemplacen cartuchos con >10% de tóner disponible todavía​, quedando ese remanente desaprovechado. En otros casos, los cartuchos se reemplazan en bloque por políticas internas (por ejemplo, cambiar todos a la vez), en vez de según su nivel real de agotamiento.

• Impresiones innecesarias o excesivas: A pesar de la digitalización, persiste la cultura de imprimir documentos que podrían consultarse en pantalla o compartirse electrónicamente.  Asimismo, la falta de controles como la impresión dúplex (a doble cara) o la impresión segura (que requiere autentificación en el equipo, evitando documentos olvidados en la bandeja) contribuye a que se malgaste papel y tóner en impresiones que acaban sin recoger.

• Mala gestión de los equipos y consumibles: La falta de mantenimiento o de monitorización de las impresoras puede derivar en averías o en un rendimiento subóptimo que desperdicia consumible. Por ejemplo, si un equipo está descalibrado o sucio, puede gastar más tóner del necesario por página. Igualmente, la ausencia de una política de impresión unificada hace que proliferen impresoras personales o no adecuadas, donde es más probable que los consumibles caduquen o se cambien sin control. En cambio, las organizaciones que implantan sistemas de servicios de impresión gestionada suelen racionalizar mejor el uso de cada cartucho. Sin una visión global, es habitual también acumular tóners de reserva que acaban caducando o quedarse sin tóner inesperadamente (lo que provoca urgencias y cambios precipitados).

• Elección de consumibles no optimizados: Aunque menos visible, otro factor es el uso de cartuchos de baja calidad o no originales que pueden mostrar indicadores erróneos de nivel de tóner o tener fugas. Algunos consumibles genéricos pueden no aprovechar bien todo el polvo de tóner, dejando más residuo no utilizable. La gestión inadecuada de los tóners usados – como no reciclarlos o no retornarlos a programas de recolección – no causa el desperdicio en sí, pero sí cierra el ciclo de forma poco sostenible, forzando la fabricación continua de cartuchos nuevos en vez de reusar componentes.

IA para ahorrar

Con esta finalidad, Toshiba dispone de una solución de monitorización inteligente que garantiza la plena operatividad de sus impresoras y multifuncionales. Denominada T-Connect, predice posibles problemas como la falta de consumibles o averías, y evita parones en los trabajos de gestión documental.

T-Connect registra y analiza, en tiempo real, la información de uso y consumo de los equipos y la envía al centro de control remoto de Toshiba. Una vez procesada, esta información permite detectar rutinas y flujos de uso, para, por ejemplo, predecir los días de vida útil restantes de los consumibles y enviar cartuchos de reposición al cliente con antelación. Por otro lado, también contribuye a evitar los cambios por los usuarios de consumibles que aún no se han “agotado” completamente.

La solución también es capaz de predecir posibles incidencias técnicas, permitiendo una reacción proactiva o incluso su resolución remota o con la asistencia de un técnico. Además, permite modificar la configuración de los equipos y su actualización remota o mediante su programación en horario fuera de uso. T-Connect puede realizar estos servicios, incluso cuando la empresa cambie el direccionamiento de los equipos en su red corporativa.

Por último, T-Connect ofrece a los empleados un acceso personalizado al parque de equipos multifunción, de modo que puedan conectarse remotamente a cualquiera de ellos, mediante la descarga de su configuración en cualquiera de sus dispositivos de trabajo.

El beneficio para las empresas y usuarios de T-Connect es asegurar la operativa de los dispositivos, prolongar su vida útil y maximizar la rentabilidad de sus inversiones.

Según Miguel Sarwat, director de Marketing de Toshiba Tec en España, “a nivel usuario no hay peor situación que requerir un recurso y que éste no esté operativo, entorpeciendo su quehacer diario y reduciendo su eficacia, mientras que a nivel empresa, la optimización de recursos e inversión es la parte que más contribuye a la competitividad de cada organización, permitiendo que dedique tiempo a su negocio. T-Connect es la respuesta de Toshiba para mejorar en silencio la operativa diaria, maximizar la inversión y evitar costes ocultos en las empresas”.